Zbiorcze zapisy sprzedaży w ewidencji przychodów i KPiR na podstawie ewidencji VAT

Opublikowano: 2022-06-10

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą dokumentację podatkową w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów (ryczałt), mają możliwość ewidencjonowania sprzedaży za pomocą zbiorczego zapisu. Na czym polega tego typu uproszczenie i jakie warunki należy spełnić aby je zastosować? – szczegóły poniżej.

Na czym polega zbiorcze ewidencjonowanie sprzedaży w KPiR/ewidencji przychodów

Zbiorcze ewidencjonowanie przychodów w KPiR lub ewidencji przychodów polega na stworzeniu zestawienia, zawierającego podsumowanie dzienne lub miesięczne całkowitej sprzedaży dokonanej przez podatnika.

Miesięczne zestawienie zbiorcze może być stosowane wyłącznie przez podatników prowadzących ewidencję na podstawie przepisów ustawy o VAT. Zestawienie sporządza się na podstawie danych wynikających z tej ewidencji.

Korzyści płynące ze stosowania zbiorczego zestawienia to przede wszystkim oszczędność czasu związanego z porządkowaniem i weryfikowaniem dokumentacji księgowej. KPiR lub ewidencja przychodów zawierająca tylko jeden zapis (lub ok. 20 zapisów w przypadku zestawień dziennych), określająca wartość sprzedanych towarów/usług u podatnika ułatwia szereg procesów, do których w praktyce zalicza się:

  • brak konieczności nadawania kolejnego numeru porządkowego wg KPiR lub ewidencji przychodów dla poszczególnych dokumentów sprzedaży (odrębne wprowadzanie wszystkich faktur do KPiR/ewidencji przychodów spowodowałoby konieczność nadawania numeru wg księgi/ewidencji dla każdej faktury/dowodu sprzedaży z osobna),
  • brak konieczności układania dokumentów sprzedaży wg numeracji KPiR/ewidencji przychodów,
  • brak konieczności podwójnego weryfikowania tych samych dokumentów (dokument sprawdzamy tylko raz na potrzeby sporządzenia ewidencji VAT. Dokument sprzedaży nie pojawia się już odrębnie w ewidencji stosowanej na potrzeby obliczenia podatku PIT, tj. w KPiR lub ewidencji przychodów),

Korzyści płynące ze zbiorczego ewidencjonowania sprzedaży są niewspółmiernie istotne w stosunku do czasu niezbędnego na wykonanie dodatkowych wyżej wymienionych czynności. Poniżej prezentujemy podstawy prawne stosowania zbiorczych zapisów sprzedaży oraz przybliżymy sposób w jaki należy sporządzić zbiorcze zestawienie sprzedaży.

Wymogi formalne zbiorczych zestawień sprzedaży w świetle przepisów dotyczących prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Podatnicy rozliczający się na zasadach ogólnych (skala podatkowa lub podatek liniowy), zobligowani są do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Techniczne aspekty w tym zakresie zostały uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przywołane powyżej rozporządzenie w zakresie dziennych zestawień sprzedaży (§ 18 ust. 3 i 4 rozporządzenia) stanowi, że:

  • jeżeli w danym dniu podatnik wystawia wiele faktur, zapisów w księdze można dokonać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur,
  • zestawienie sprzedaży zawiera co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, numery od-do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą tych faktur oraz podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

Z kolei w zakresie miesięcznego zestawienia sprzedaży regulacje są następujące (§ 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia):

  • jeżeli podatnik prowadzi odrębną ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT, zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji,
  • zestawienie, o którym mowa powyżej, zawiera co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.

Wymogi formalne zbiorczych zestawień sprzedaży w świetle przepisów dotyczących prowadzenia ewidencji przychodów

Podatnicy rozliczający się w oparciu o ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, zobligowani są do prowadzenia ewidencji przychodów. Obowiązek ten wynika z ustawy z dnia 20 listopada 1998r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów. Kwestie techniczne związane z prowadzeniem ewidencji przychodów zostały uregulowane w rozporządzeniu wydanym w oparciu o przywołaną powyżej ustawę tj. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Podobnie jak w przypadku PKPiR, rozporządzenie umożliwia stosowanie dziennych i miesięcznych zestawień. W przypadku dziennych zestawień regulacje kształtują się następująco (§ 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia):

  • zapisy dotyczące przychodów mogą być dokonywane na podstawie dziennego zestawienia faktur,
  • zestawienie o którym mowa powyżej, zawiera co najmniej: datę, numer zestawienia, numery faktur objętych zestawieniem, daty faktur objętych zestawieniem, łączną wysokość przychodów wynikającą z faktur objętych zestawieniem z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Z kolei podatnicy, którzy prowadzą ewidencję na potrzeby podatku VAT mogą całkowicie zrezygnować z prowadzenia ewidencji przychodów pod warunkiem sporządzenia zbiorczego miesięcznego zestawienia sprzedaży. Konieczne jest spełnienie następujących warunków (§ 9 rozporządzenia):

  • dane wykazane w ewidencji VAT muszą pozwalać na wyodrębnienie ze sprzedaży, przychodów dla celów ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
  • po zakończeniu każdego miesiąca, podatnik sporządzi zestawienie, w którym wykaże przychody na podstawie danych zawartych w ewidencji VAT, według poszczególnych stawek ryczałtu, z uwzględnieniem różnic między sprzedażą, w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, a przychodem w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym,
  • zestawienie o którym mowa powyżej należy sporządzić nie późnej niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Autor: Łukasz Kluczyński

Najnowsze artykuły naszych ekspertów:

Zagraniczna podróż służbowa przedsiębiorcy na przykładzie

2022-08-12

W poprzednich publikacjach zostały przedstawione zasady rozliczenia kosztów podróży służbowej a więc identyfikacji wydatków które mogą stanowić koszty firmowe, przedstawienia [...]

Krajowa podróż służbowa przedsiębiorcy na przykładzie

2022-08-04

W poprzednich publikacjach zostały przedstawione zasady rozliczenia kosztów podróży służbowej a więc identyfikacji wydatków które mogą stanowić koszty firmowe, przedstawienia [...]

Zmiana formy opodatkowania za 2022 rok w świetle nowelizacji Polskiego Ładu

2022-07-29

Od 1 lipca 2022r. do porządku prawnego weszła w życie istotna nowelizacja Polskiego Ładu (ustawa z dnia 9 czerwca 2022r. [...]

Ulga na start oraz ZUS preferencyjny w trakcie roku

2022-07-22

Przedsiębiorcy otwierając pierwszą działalność mają możliwość skorzystania z ulgi na start. Nie mniej nie muszą tego robić. Mogą zarejestrować się [...]

Optymalizacja odpisów amortyzacyjnych w Polskim Ładzie. Wsteczne obniżanie odpisów amortyzacyjnych

2022-07-15

Polski Ład sprawił, że na niespotykaną dotąd skalę, przedsiębiorcy analizowali własne obciążenia podatkowe pod kątem różnych form opodatkowania. Wielu z [...]