Od 2023 wszyscy płatnicy muszą posiadać PUE ZUS, zmiany w doręczeniach ZUS

Opublikowano: 2022-12-30

Posiadanie profilu informacyjnego na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) będzie obowiązkiem każdego płatnika składek. Do tej pory obowiązek posiadania PUE ZUS dotyczył wyłącznie płatników prowadzących rozliczenia za więcej niż 5 osób. Nowe przepisy nakładają ten obowiązek na wszystkich. W niniejszym wpisie przybliżmy istotę oraz terminy zrealizowania nowego obowiązku.

Do 30 grudnia 2022r. płatnicy powinni utworzyć profil na PUE ZUS

Ustawa z dnia 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2021 poz. 1621) nałożyła na wszystkich płatników składek ZUS obowiązek posiadania konta elektronicznego na PUE ZUS. Obowiązek ten dotyczy również małych firm, jednoosobowych działalności gospodarczych, a nawet osób zatrudniających nianię na podstawie umowy uaktywniającej.

Przywołana powyżej ustawa obliguje wszystkich płatników w terminie do 30 grudnia 2022r. do założenia profilu na PUE ZUS.

Niedopełnienie tego obowiązku spowoduje, że ZUS w terminie do dnia 31 stycznia 2023r. samodzielnie założy profil płatnikom, na kontach których na dzień 31 grudnia 2022 r. prowadzone są rozliczenia z tytułu składek.

Obowiązek ten uznaje się za spełniony również w przypadku, gdy płatnik udzieli pełnomocnictwa i dostęp do jego konta posiada np. właściciel/pracownik biura rachunkowego. Informacja ta została udostępniona na stronach internetowych ZUS:

Jeżeli płatnik składek samodzielnie nie założył profilu na PUE ZUS, ale upoważnił (udzielił pełnomocnictwa) do swojej roli płatnika inną osobę (np. księgową lub pracownika biura rachunkowego), to znaczy, że płatnik ma już swój profil na PUE ZUS.

ISTOTNE:

Pełnomocnictwa do profilu na PUE ZUS można udzielić poprzez wypełnienie i doręczenie do ZUS druku ZUS-PEL.

ZUS dodatkowo żąda adresu elektronicznego i utrzymywania profilu przez cały okres prowadzenia rozliczeń

Od 1 stycznia 2023r. w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998r. obowiązywać będzie art. 47b nakładający obowiązek posiadania PUE ZUS przez wszystkich płatników. Dodatkowo przepis ten obliguje płatników do:

  • przekazania adresu elektronicznego,
  • utrzymywania aktywnego profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym ZUS w czasie prowadzenia z Zakładem rozliczeń z tytułu składek.

Zabiegi legislacyjne prezentowane w niniejszym wpisie prowadzą bez wątpienia do pogłębienia cyfryzacji w rozliczeniach oraz komunikacji z ZUS. Zauważyć w tym miejscu należy, iż niektóre operacje już stały się niemożliwe bez posiadania profilu na PUE ZUS. Mowa tu m.in. o uzyskaniu informacji o zawiadomieniu o wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej w danym roku składkowym, czy o wystosowaniu wniosku o wydanie zaświadczenia A1. Odbiór zaświadczenia A1 również od kwietnia 2022r. odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną.

Zmiany od 16 grudnia 2022r. w zakresie doręczeń elektronicznych przez ZUS

Traktując o obowiązku posiadania PUE ZUS warto zwrócić uwagę na zmiany przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązujące od 16 grudnia 2022r. Zgodnie z nowododanym art. 71ab ust. 4 ZUS będzie posiadać urzędowe poświadczenie odbioru pisma w przypadku:

  • odebrania korespondencji na profilu informacyjnym,
  • upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma na profilu informacyjnym – w przypadku jego nieodebrania.

Kolejny ust. 5 zawiera zastrzeżenie, że Urzędowe poświadczenie odbioru jest równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Dalej w ust. 6 ustawodawca zawarł kolejne zastrzeżenie, iż pismo uznaje się za doręczone:

  • we wskazanej w urzędowym poświadczeniu odbioru chwili jego odbioru na profilu informacyjnym w systemie teleinformatycznym Zakładu,
  • po upływie 14 dni od dnia wskazanego w urzędowym poświadczeniu odbioru jego umieszczenia na profilu informacyjnym w systemie teleinformatycznym Zakładu – w przypadku jego nieodebrania.

Powyższe oznacza, że ZUS będzie mógł skutecznie doręczać pisma za pomocą profilu na PUE ZUS i będzie na tą okoliczność posiadać urzędowe poświadczenie odbioru. Informacja ta jest niezwykle istotna dla płatników, którzy jeszcze nie założyli profilu na PUE ZUS i nie przekazali adresu elektronicznego (system ZUS po wysłaniu wiadomości/pisma na profil informacyjny przesyła dodatkowo wiadomość mailową).

W praktyce przesłanie wiadomości/pisma na profil PUE ZUS dla płatników, którzy zignorowali obowiązek założenia PUE ZUS i przesłania adresu elektronicznego może w skrajnych przypadkach doprowadzić do negatywnych konsekwencji prawnych.

Czy w 2023r. wszyscy płatnicy będą musieli składać dokumenty rozliczeniowe w ZUS elektronicznie?

Obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS może u wielu płatników zrodzić niepewność, czy w dalszym ciągu będzie możliwe składanie w ZUS np. papierowych dokumentów rozliczeniowych.

Przepis z art. 47a ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, umożliwiający składanie dokumentów rozliczeniowych w formie papierowej dla płatników rozliczających składki za nie więcej niż 5 osób, nadal będzie funkcjonować w obrocie prawnym. Oznacza, to że składanie dokumentów rozliczeniowych w formie papierowej będzie nadal możliwe.

Obserwując jednak postępującą cyfryzację i elektronizację w procesach komunikacji z ZUS, należy się spodziewać, iż w najbliższych latach płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób również zostaną zobligowani do składnia dokumentów w formie elektronicznej, tak samo jak zostali zobligowani do posiadania profilu na PUE ZUS.

Autor: Łukasz Kluczyński

Najnowsze artykuły naszych ekspertów:

Próbki towaru na degustacje na gruncie PIT i VAT

2023-01-27

Polska ustawa o VAT nakazuje opodatkować nieodpłatne przekazanie towarów bowiem traktuje to jako transakcję dostawy towarów (sprzedaży towarów). Czy próbki [...]

Czy każdą sprzedaż należy wliczyć do limitu VAT 200.000 zł

2023-01-20

Wielu podatników zastanawia się co konkretnie wlicza się do wartości sprzedaży 200.000 zł, której przekroczenie obliguje podatnika do rejestracji do [...]

Rezygnacja z ryczałtu a obowiązek sporządzenia inwentury.

2023-01-13

Początek roku to dla wielu przedsiębiorców czas kalkulacji związanych ze zmianą formy opodatkowania. Termin na podjęcie tej decyzji upływa 20 [...]

PIT i VAT a ulga na złe długi po stronie wierzyciela. Likwidacja załącznika PIT-WZ.

2023-01-05

Zatory płatnicze to jeden z wielu aspektów prowadzenia działalności gospodarczej. Wykonanie usług i wystawienie faktury generuje obowiązek podatkowy i konieczność [...]

Od 2023 wszyscy płatnicy muszą posiadać PUE ZUS, zmiany w doręczeniach ZUS

2022-12-30

Posiadanie profilu informacyjnego na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) będzie obowiązkiem każdego płatnika składek. Do tej pory obowiązek posiadania [...]