Zaliczka od osoby prywatnej a obowiązek wystawienia paragonu

Opublikowano: 2024-01-29

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż i stosujący kasę fiskalną niekiedy otrzymują zaliczkę na poczet wykonania przyszłej usługi czy dostawy towaru.

Niby nic trudnego. Jeżeli zaliczkę wpłaca firma przedsiębiorca wystawia fakturę zaliczkową dokumentującą tę otrzymaną wpłatę.

Jeżeli zaliczkę wpłaca osoba fizyczna, no właśnie co wtedy?

Obowiązek stosowania kasy rejestrującej

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (tzw. osób prywatnych) muszą liczyć się z tym, że będą mieli obowiązek ewidencjonowania sprzedaży towarów lub usług za pomocą kasy rejestrującej.

Obowiązek wystawienia paragonu sprzedaży dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz osób prywatnych.

Ewentualne zwolnienia czy wręcz wykaz towarów i usług których sprzedaż obliguje od razu do obowiązku stosowania kasy reguluje nowo – wydane Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24.11.2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

ISTOTNE:

Sprzedaż niektórych towarów lub usług wymaga natychmiastowej instalacji kasy fiskalnej (jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży) – § 4 ww. rozporządzenia.

Jeżeli podatnik nie sprzedaje tych towarów to może skorzystać z limitu zwolnienia w kwocie rocznej 20.000 zł a dla podatników rozpoczynających działalność kwota ta ulega obniżeniu w stosunku do dni prowadzenia działalności – § 3 ww. rozporządzenia.

Wykaz pozostałych zwolnień zawarto m.in. w załączeniu do ww. rozporządzenia.

Zaliczka od osoby prywatnej a obowiązek wystawienia paragonu

Nawiązując do § 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 zwanego dalej Rozporządzeniem) podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej jest zobligowany do dokonywania określonych czynności i niektórych wydruków. Przedstawiono je w poniższej tabeli.

Czynności do których zobowiązany jest sprzedawca prowadzący ewidencję sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej
Lp.Wykaz czynności obowiązkowych
1.Wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy
2.W przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty): a) w gotówce – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania, b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w SKOK, której jest członkiem – wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania
3.Wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym
4.Wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny)
5.Przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany
6.Zapewniają stan techniczny kasy gwarantujący czytelny wydruk paragonu fiskalnego lub faktury w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego lub faktury w postaci elektronicznej – ich czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży
7.Przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego lub faktury, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji, sprawdzają poprawność wystawianego dokumentu
8.Przedstawiają, na żądanie organu podatkowego, przypisanie odpowiednich oznaczeń literowych do danej stawki podatku lub zwolnienia od podatku

Wyraźnie widać jedno. W punkcie 2 tabeli prawodawca wyraźnie wskazał, że gdy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zapłaci sprzedawcy zaliczkę, przedpłatę wówczas sprzedawca ma obowiązek wystawić paragon sprzedaży.

Przykład 1

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na wykonywaniu usług serwisu sprzęgu AGD. Przedsiębiorca zawsze dolicza do wartości usługi opłatę za wstępną diagnostykę sprzętu celem wykluczenia bądź nieopłacalności naprawy.

Ponadto przedsiębiorca pobiera zaliczkę na poczet naprawy na wypadek gdyby w jej trakcie odbiorca usługi rozmyślił się.

Wykonawca usług po otrzymaniu zaliczki od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności ma obowiązek wystawienia paragonu sprzedaży w dniu jej otrzymania.

Jeżeli odbiorcą usługi który wpłacił zaliczkę jest inny przedsiębiorca wówczas sprzedawca wystawi fakturę zaliczkową najdalej do 15-tego dnia miesiąca następnego po miesiącu jej otrzymania.

ISTOTNE:

Względem obowiązku opodatkowania podatkiem VAT warto odnotować też, iż generalna zasada zawarta w ustawie o VAT mówi, iż jeżeli przed dostawą towarów lub wykonaniem usługi sprzedawca otrzyma zaliczkę, przedpłatę, zadatek, ratę, wkład budowlany to sprzedawca ma obowiązek opodatkowania podatkiem VAT tej otrzymanej wpłaty.

Przedsiębiorca stosujący kasę rejestrującą musi więc pamiętać o tym, że gdy odbiorcą usług lub towarów jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej to po otrzymaniu zaliczki ma obowiązek:

  1. wystawienia paragonu w dniu jej otrzymania,
  2. dodatkowo jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT to opodatkowanie otrzymanej zaliczki podatkiem VAT w dniu jej otrzymania.

Najnowsze artykuły naszych ekspertów:

Zaliczka otrzymana przez podatnika zwolnionego z VAT

2024-02-26

Zwolnienia z opodatkowania podatkiem VAT to możliwości chętnie wybierane przez polskich przedsiębiorców. Oczywiście nie każda branża korzysta z tego typu [...]

Ulga mieszkaniowa – czy wydatki na remont uprawniają do zwolnienia z PIT?

2024-02-23

Transakcja polegająca na zakupie i sprzedaży nieruchomości przed upływem 5 lat wymaga złożenia stosownego zeznania podatkowego i wykazania dochodu lub [...]

Czy można wystawić fakturę na poczet przyszłej dostawy towarów i usług

2024-02-19

Czy można wystawić fakturę na poczet przyszłej dostawy towarów lub usług? Niemal w każdej działalności gospodarczej przychodzi moment w którym [...]

Kontrole ZUS w roku 2024 – kto powinien być uważny

2024-02-16

Kontrola ZUS to nierzadko stres dla wielu przedsiębiorców. Kontrolujący przyglądają się wielu kwestiom w przedsiębiorstwach. Zatem gdy przedsiębiorca otrzyma pismo [...]

Obligatoryjny KSeF odsunięty w czasie. Już teraz warto przygotować się do dużych zmian na gruncie faktur i not korygujących

2024-02-12

W połowie stycznia 2024r. Ministerstwo Finansów zakomunikowało, iż KSeF zostanie wdrożony w późniejszym terminie. Nie wskazano dokładnej daty inicjującej wejście [...]