Szanowni Państwo,
w związku z koniecznością zaadaptowania naszych procedur do nowo wprowadzonych przepisów w prawie podatkowym oraz prawie telekomunikacyjnym, niezbędna jest druga w tym roku zmiana w Regulaminie świadczenia usługi Taxe.

Zmiany w prawie podatkowym

Najważniejsza zmiana dotyczy obowiązku informowania biura rachunkowego w przypadku nieopłacenia dokumentów zakupowych (kosztowych). Taki dokument, w przypadku jego nieopłacenia w terminie zależnym od typu dokumentu oraz terminu płatności, należy – zgodnie z nowymi przepisami – wyksięgować z odpowiednich rejestrów. Nowe zapisy Regulaminu świadczenia usługi Taxe odnoszące się do tej procedury to:

Rozdział II. Zakres i rodzaj świadczonych usług

16. W przypadku przekazania przez Klienta rozliczającego podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów dokumentów kosztowych do księgowania, domniemywa się, że zostały one opłacone w całości, bez względu na informację w nich zawartą.

17. W przypadku nieopłacenia dokumentu, o którym mowa w punkcie powyższym przez Klienta rozliczającego się na zasadach opisanych w punkcie powyższym, Klient zobowiązuje się poinformować o tym fakcie Usługodawcę, jeżeli dany dokument nie został opłacony w terminie:

a) 30 dni liczonych od upływu terminu płatności wskazanego w dokumencie;

b) 90 dni liczonych od daty wystawienia dokumentu, jeżeli termin płatności wskazany w dokumencie przekracza 60 dni.

18. W przypadku przekazania przez Klienta będącego czynnym płatnikiem podatku od towarów i usług (VAT) dokumentów kosztowych do odliczenia naliczonego podatku VAT, domniemywa się, że zostały one opłacone w całości, bez względu na informację w nich zawartą.

19. W przypadku nieopłacenia dokumentu, o którym mowa w punkcie powyższym przez Klienta rozliczającego się na zasadach opisanych w punkcie powyższym, Klient zobowiązuje się poinformować o tym fakcie Usługodawcę, jeżeli dany dokument nie został opłacony w terminie 150 dni od terminu ich płatności.

20. Informacje, o których mowa w pkt. 17. oraz w pkt. 19. należy przekazać do Usługodawcy za pośrednictwem wątkowego systemu pomocy lub przez przesłanie odpowiedniego oświadczenia w formie skanu.

21. W przypadku opłacenia w całości lub w części dokumentów, o których mowa w pkt. 17., oraz pkt. 19., Klient powinien przekazać do Usługodawcy informację o dacie i wysokości dokonanej zapłaty.

22. Za nieprawidłowe ustalenie podstawy opodatkowania i obliczenie podatku, które nastąpiło w wyniku nieprzekazania lub przekazania do Usługodawcy błędnych informacji, o których mowa w pkt. 17., 19. oraz 21. odpowiada Klient.

Rozdział IV. Terminy:

12. Informacje o których mowa w Rozdziale II. „Zakres i rodzaj świadczonych usług”, pkt. 20. i pkt. 21., należy przekazywać w terminach:

a) W przypadku korzystania z pakietu BASIC lub GO: do 10-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin wskazany w Rozdziale II. „Zakres i rodzaj świadczonych usług”, pkt. 17 oraz pkt 19.;

b) W przypadku korzystania z pakietu PREMIUM: do 17-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin wskazany w Rozdziale II. „Zakres i rodzaj świadczonych usług”, pkt. 17 oraz pkt 19.;

13. Informacje o których mowa w Rozdziale II. „Zakres i rodzaj świadczonych usług”, pkt. 21., należy przekazywać w terminach:

a) W przypadku korzystania z pakietu BASIC lub GO: do 10-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym płatność została dokonana;

b) W przypadku korzystania z pakietu PREMIUM: do 17-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym płatność została dokonana;

Kilka słów interpretacji.

Ta zmiana dotyczy:
1. W kontekście podatku dochodowego wyłącznie klientów rozliczających się za pośrednictwem Księgi Przychodów i Rozchodów. Tzw. „ryczałtowcy” nie są objęci tą zmianą.
2. W kontekście podatku VAT – wszystkich klientów posiadających status płatnika VAT.

Wszystkie dokumenty kosztowe, które nie zostaną opłacone w terminie 30 dni licząc od upływu terminu płatności (jeżeli termin płatności nie przekracza 60 dni) oraz te, które nie zostaną opłacone w terminie 90 dni od daty wystawienia (jeżeli termin płatności przekracza 60 dni), muszą zostać wyksięgowane z Księgi Przychodów i Rozchodów. Podobnie jest z podatkiem VAT. Jeżeli dokument, na podstawie którego został odliczony podatek VAT nie zostanie opłacony w terminie 150 dni od upływu terminu płatności, taki dokument musi zostać wyksięgowany z rejestrów VAT.

Jak wygląda w związku z tym procedura dla klientów usługi Taxe?

Podejmując decyzje dotyczące procedury postępowania przy egzekwowaniu tego przepisu, musieliśmy zdecydować w przypadku którego scenariusza powinny zostać podjęte dodatkowe działania, czy to ze strony obsługi biura, czy ze strony klienta. Rozważone zostały dwa warianty:
1. Przyjąć, że dokumenty, na których nie jest napisane „opłacono”,  czy „zapłacono gotówką”, traktować jako niezapłacone i prosić o przekazanie potwierdzenie wykonania zapłaty dla każdego jednego dokumentu.
2. Przyjąć, że wszystkie przekazywane dokumenty są opłacone, bez względu, czy jest na nich informacja, że płatność została zrealizowana gotówką/kartą, czy dopiero ma być zrealizowana przelewem w ciągu 14 dni. Ten wariant wymaga podjęcia dodatkowych czynności tylko w przypadku gdy dany dokument nie zostanie opłacony.
Biorąc pod uwagę fakt, że ogromna większość dokumentów jest regulowana na bieżąco, postanowiliśmy wdrożyć wariant drugi.

Przyjmujemy więc, że dokument przesłany do księgowania został opłacony w całości (lub gwarantowane jest jego terminowe opłacenie). Następuje zaksięgowanie dokumentu w ramach zwykłej procedury. Jeżeli opłata nie została dokonana w terminach określonych wyżej, klient powinien poinformować obsługę księgową o tym fakcie w celu wyksięgowania takiego dokumentu. Sama informacja może zostać przekazana za pośrednictwem wątkowego systemu pomocy lub przez oświadczenie załączone do skanów. Taką informację można przekazywać w miesiącu następnym po miesiącu, w którym upłynął termin. Przykład:
Faktura zakupowa została wystawiona 1 stycznia 2013 z terminem płatności 7 dni. Termin płatności upływa 8 stycznia 2013. Doliczamy 30 dni od tego dnia, które upływają 7 lutego. Jest to data, z którą taki dokument (jeżeli nieopłacony) musi zostać wyksięgowany z KPiR. Informację o tym, że dokument nie został opłacony należy przekazać wraz z dokumentami za miesiąc luty 2013, czyli w zależności od wybranego pakietu: do 10 lub 17 marca.
Jeżeli faktura ta zawiera dodatkowo odliczony podatek VAT, a nie została opłacona w terminie 150 dni od terminu płatności, a więc 7 czerwca 2013, musi ona zostać wyksięgowana z rejestrów VAT.
Zakładamy następnie, że ta faktura została zapłacona (w całości lub w części) 15 marca, czyli po 7 lutym 2013. Informację do obsługi księgowej zawierającą numer dokumentu, datę płatności oraz kwotę płatności (ewentualnie oświadczenie, że została opłacona w całości) należy wówczas przekazać wraz z dokumentami za miesiąc marzec, a więc w zależności od wybranego pakietu: do 10 lub 17 kwietnia. Faktura zostanie ponownie zaksięgowana z datą płatności.

Prosimy pamiętać, że każde wyksięgowanie, czy ponowne zaksięgowanie, to nowa operacja księgowa, pomniejszająca dostępną pulę księgową.

Druga zmiana w Regulaminie dotyczy nowego przepisu w Prawie Telekomunikacyjnym, nakazującego informowanie użytkownika serwisu https://panel.taxe.pl o fakcie przekazania podczas czynności logowania pliku cookie, odpowiedzialnego za identyfikację oraz podtrzymanie sesji użytkownika (stanu zalogowania). Zapis ma postać:

Rozdział VII. Warunki świadczenia usługi Taxe, pkt. 8. w brzmieniu:

Serwis internetowy Panel Klienta wykorzystuje pliki „cookie” zapisywane na lokalnym komputerze Klienta w celach identyfikacji oraz przechowywania informacji na temat bieżącej sesji logowania. Do poprawnego świadczenia usługi Taxe niezbędna jest konfiguracja przeglądarki internetowej umożliwiająca akceptację plików „cookie” pochodzących z serwisu Panel Klienta.

Nowy Regulamin obowiązuje od dnia 1.02.2013. Dla klientów, z którymi Umowa o świadczenie usługi Taxe została podpisana przed 1.02.2013, Regulamin obowiązuje od 1.03.2013.

Jednocześnie w celu zapoznania się z innymi zmianami w przepisach wprowadzonych od 2013 roku, zapraszamy do lektury artykułu: http://blog.taxe.pl/306/najwazniejsze-zmiany-podatkowe-w-2013-roku/