Jednym z mniej znanych obowiązków, które zostały wprowadzone w związku z wejściem w życie przepisów dotyczących KSeF jest obowiązek podawania numeru identyfikującego e-fakturę w treści przelewu bankowego. W poniższym artykule przyjrzymy się bliżej temu zagadnieniu oraz ustalimy od kiedy wskazany obowiązek ma zastosowanie.

Obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu bankowego odroczony w czasie

Ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wprowadzony został obowiązek oznaczania płatności za faktury przez podanie w tytule płatności numeru identyfikującego te faktury w KSeF.

Otóż na podstawie art. 108g ust. 1 ustawy VAT nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 (faktury wystawione w trybie offline24) i art. 106nh ust. 1 (faktury wystawiane w okresie niedostępności KSeF), na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur. Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

W myśl zaś art. 108g ust. 3 ustawy VAT status podatnika, o którym mowa w ust. 1, na rzecz którego dokonywana jest płatność, dotyczący jego zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego jest ustalany na podstawie wykazu, o którym mowa w art. 96b ust. 1 (tzw. biała lista VAT), na dzień dokonywania płatności za faktury, o których mowa w ust. 1.

Ponadto przepisów ust. 1-3 nie stosuje się w przypadku, gdy nabywca towaru lub usługi dokonuje płatności za faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 (faktury wystawione w trybie offline24) i art. 106nh ust. 1 (faktury wystawiane w okresie niedostępności KSeF), niewprowadzone do Krajowego Systemu e-Faktur w związku z komunikatami o awarii systemu KSeF. Tak wynika z treści art. 108g ust. 4 ustawy VAT.

Ustawodawca określił kryteria, które spełniać musi dana płatność, aby konieczne było jej oznaczenie numerem KSeF. Łącznie spełnione muszą być następujące warunki:

• płatności dokonuje zarejestrowany podatnik VAT czynny;

• płatność dokonywana jest za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny;

• płatność dokonywana jest za pośrednictwem instrumentu płatniczego, który umożliwia podanie tytułu transferu środków pieniężnych.

Ponadto, w myśl przepisu art. 108g ust. 1 ustawy, zobligowany do podania numeru KSeF jest również podatnik inny, aniżeli nabywca towaru lub usługi, jeśli dokonuje on płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

WAŻNE

Zgodnie z art. 17 pkt 2 ustawy wprowadzającej KSeF przepis art. 108g ustawy VAT stosuje się do płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r.

Obowiązek oznaczania przelewu bankowego tylko w przypadku płatności na rzecz zarejestrowanego podatnika VAT

Analiza treści art. 108g ustawy VAT wskazuje, że przepis ten wyróżnia dwie możliwe sytuacje. Pierwsza z nich odnosi się do przypadku, w którym to płatności dokonuje sam nabywca – podatnik VAT czynny bezpośrednio na rzecz dostawcy – innego podatnika VAT czynnego.

Możliwa jest również sytuacja, w której to płatności dokonuje podatnik inny niż nabywca towaru lub usługi – mowa tu np. „o płatnościach dokonywanych przez osoby trzecie” i wówczas również on objęty jest obowiązkiem podania numeru identyfikującego faktury w KSeF. Oznacza to, że ustawodawca uszczegółowił przepisy, poprzez wskazanie, że rozszerza obligatoryjnie stosowanie (podawanie) numeru KSeF także na podmioty, które dokonują płatności za bezpośredniego nabywcę.

Natomiast w przypadku dokonywania płatności na rzecz podatnika niezarejestrowanego tj. niebędącego czynnym podatnikiem podatku VAT, analizowany art. 108g ustawy VAT nie znajdzie zastosowania.

Powyższe znajduje potwierdzenie w treści interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 4.12.2025 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.882.2025.1.AJB, gdzie możemy przeczytać:

„ Co istotne, przepisy art. 108g ustawy o podatku od towarów i usług wskazują wprost, że mają zastosowanie również w odniesieniu do płatności przez inny podmiot, jednakże płatność ta musi wynikać z faktury ustrukturyzowanej wystawionej przez zarejestrowanego czynnego podatnika podatku VAT na rzecz nabywcy również zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny. Jak natomiast wynika z opisu sprawy – są Państwo zobligowani do regulowania płatności wynikających z faktur zakupowych od dostawców Armatora jak również będą Państwo dokonywali płatności za faktury ustrukturyzowane wystawione na Armatora niebędącego zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT.

Zatem, w związku z tym, że będą Państwo dokonywali płatności za faktury wystawione na rzeczywistego nabywcę (Armatora), tj. podmiot niebędący zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT, nie będą Państwo mieli obowiązku podawania numeru identyfikującego faktury w KSEF lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez KSEF w komunikacie płatności.”

WAŻNE

Obowiązek podawania numeru KSeF faktury regulowanej przez nabywcę w postaci przelewu bankowego będzie dotyczył wyłącznie płatności dokonywanych na rzecz czynnych podatników VAT, którzy zostali zarejestrowani i którzy widnieją w wykazie podatników VAT, o którym mowa w art. 96b ustawy VAT.

Mając na uwadze przedstawione regulacje należy przede wszystkim wskazać, że treść art. 108g ustawy VAT zacznie obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Podatnicy VAT czynni objęci zakresem podmiotowym tego przepisu mają zatem czas aby przygotować się do wdrożenia nowego obowiązku.