Krajowy System e-Faktur jest już powszechnie stosowany od kwietnia 2026 roku, choć nie wszystkie faktury trafiają do rządowego systemu. Niektóre faktury na podstawie odrębnych regulacji nie muszą trafiać do KSeF, jednakże zdarzają się również sytuacje, gdzie podmioty zobligowane do stosowania KSeF wystawiają w dalszym ciągu faktury w tradycyjnej formie. Czy faktury wystawione z uchybieniem przepisom o KSeF dają prawo do rozliczenia kosztu i VAT? Szczegóły poniżej!

Nabywca może nie mieć świadomości, iż kontrahent winien wysyłać faktury do KSeF

Rozważania w przedmiocie możliwości rozliczenia faktury tradycyjnej w kosztach i VAT należy rozpocząć akcentując dwie kwestie:

• po pierwsze w przepisach prawa podatkowego nie przewidziano regulacji, z których wynika, że nabywca ma obowiązek badać, czy kontrahent był zobligowany przesłać fakturę do KSeF,
• po drugie w 2026 roku istnieją przepisy, które umożliwiają wystawianie tradycyjnych faktur w przypadku, gdy obrót miesięczny z faktur B2B nie przekracza 10 000 zł. Otrzymując fakturę np. na 3000 zł, nabywca nie wie, czy sprzedawca przekroczył ten limit, czy też nie.

Powyższe przesłanki sprawiają, iż „teoretycznie” nie powinno być przeszkód w ujęciu w księgach tradycyjnych faktur. W dalszej części wpisu sprawdzamy najnowsze interpretacje fiskusa.

Możliwość odliczenia VAT z faktury tradycyjnej, gdzie kontrahent miał obowiązek przesłać ją do KSeF

Zasadniczo fiskus wyraża aprobatę dla odliczenia podatku VAT z faktury tradycyjnej, pomimo, iż kontrahent miał obowiązek przesłania jej do KSeF. Takie stanowisko zaprezentowano m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 5 czerwca 2026 roku, sygn. 0112-KDIL1-1.4012.307.2026.1.AB, wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Dyrektor KIS podkreślił, że decydujący jest związek zakupu z czynnościami opodatkowanymi (art. 86 ustawy o VAT) oraz brak przesłanek negatywnych do odliczenia VATu zapisanych w art. 88 tejże ustawy. Organ interpretacyjny zaakcentował ponadto, iż w art. 88, który zawiera katalog negatywnych przesłanek do odliczenia podatku, nie zapisano normy, z której wynikałoby, iż posiadanie faktury wystawionej z uchybieniem przepisom o KSeF skutkowałoby brakiem prawa do odliczenia podatku.

Możliwość odliczenia kosztu z faktury tradycyjnej, gdzie kontrahent miał obowiązek przesłać ją do KSeF

Także w przypadku, gdy sprzedawca pomimo prawnego obowiązku nie prześle faktury do KSeF, nabywca ma prawo do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów na podstawie otrzymanych faktur w formie papierowej lub elektronicznej. Potwierdzenie takiego stanu faktycznego odnaleźć możemy m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 15 czerwca 2026 roku, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.166.2026.2.JM wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Organ interpretacyjny podkreślił w szczególności, iż KSeF nie zmienił brzmienia ustawy o podatku dochodowym. W dalszym ciągu dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decydujący jest związek wydatku z osiąganymi przychodami, a także fakt, iż dokument (faktura) posiada niezbędne elementy dla faktury papierowej lub elektronicznej.

Czy wysyłka faktury do KSeF z opóźnieniem rodzi jakiekolwiek konsekwencje, np. na gruncie korekty JPK?

W praktyce KSeF często zdarza się, iż podatnik otrzymuje od kontrahenta tradycyjną fakturę (bez jakichkolwiek oznaczeń KSeF, w tym bez kodów QR), a następnie kontrahent z dużym opóźnieniem przesyła fakturę do KSeF. Powyżej ustaliliśmy, iż tradycyjna faktura daje pełne prawo do ujęcia kosztu oraz odliczenia VAT, pytanie jednak, czy przesłanie do KSeF faktury ze znacznym opóźnieniem ma jakikolwiek wpływ na wcześniejsze ujęcie faktury? Odpowiedź brzmi: późniejsze przesłanie faktury do KSeF przez kontrahenta nie rodzi jakichkolwiek konsekwencji dla nabywcy. Nie musi on m.in. korygować JPK w zakresie dokonanego wcześniej oznaczenia BFK.

Powyższą tezę potwierdza w szczególności Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 10 czerwca 2026 roku, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.284.2026.2.LM. Cytujemy fragment:

„Zatem w opisanych okolicznościach, będą Państwo otrzymywali od Dostawców faktury w formie papierowej lub elektronicznej, o których mowa w art. 2 pkt 31 i pkt 32 ustawy. Nie będą to więc faktury ustrukturyzowane, zdefiniowane w art. 2 pkt 32a ustawy, ani też faktury w trybach offline. W związku z tym będą Państwo te faktury oznaczali w plikach JPK_VAT z deklaracją podatkową jako BFK. Jeśli więc Dostawca – już po dokonaniu odliczenia przez Państwa podatku naliczonego (na podstawie otrzymanej w formie papierowej lub elektronicznej faktury, do czego prawo zostało potwierdzone w odpowiedzi na pytanie nr 1 powyżej) – wystawi i udostępni w KSeF fakturę ustrukturyzowaną odnoszącą się do tej samej transakcji, to późniejsze pojawienie się numeru KSeF nie będzie powodowało obowiązku korekty wcześniej złożonego pliku JPK_VAT z deklaracją podatkową w celu uzupełnienia identyfikatora dokumentu. Państwa stanowisko w zakresie pytania 2 wniosku uznaję za prawidłowe.”

Także na gruncie podatku dochodowego późniejsze przesłanie faktury do KSeF nie rodzi jakichkolwiek konsekwencji. Ujęcie wydatku następuje na podstawie prawidłowej faktury w formie papierowej lub elektronicznej. Teza ta została potwierdzona w przytoczonej w poprzednim podrozdziale interpretacji sygn. 0114-KDIP2-2.4010.166.2026.2.JM:

„Z tego względu Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie faktur zakupowych w formie elektronicznej lub papierowej wystawionych poza systemem KSeF w sytuacji, gdy Dostawca prześle takie faktury ponownie za pośrednictwem KSeF (pytanie nr 4), należało uznać za prawidłowe.”

Faktura tradycyjna daje pełne prawo do odliczenia kosztu i VAT – podsumowanie

Podsumowując rozważania poczynione w niniejszym wpisie podkreślić należy, że tradycyjne faktury są w dalszym ciągu pełnoprawnymi dokumentami, które mogą stanowić podstawę wpisu w księgach i ewidencjach VAT. KSeF w tym przypadku ma wyłącznie charakter czynności technicznej, którą obarczony jest sprzedawca. Nieprawidłowości na gruncie KSeF w pełni obciążają więc wystawcę faktury, a nabywca nie ponosi z tego tytułu jakichkolwiek konsekwencji prawno-podatkowych.

Autor: Łukasz Kluczyński