W ramach poniższego artykułu zastanowimy się w jaki sposób powinien zachować się podatnik, który w ramach systemu KSeF otrzymał fakturę, która dokumentuje nierzeczywistą transakcję. Takie faktury określamy jako faktury scamowe.

Rzetelność faktury na gruncie podatku VAT

Jak wynika z treści art. 2 pkt 32 ustawy VAT faktura to to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury w przypadku dokonywania transakcji sprzedaży towarów lub usług na rzecz innego podatnika VAT. Elementy obowiązkowe faktury określa natomiast art. 106e ust. 1 ustawy VAT. Faktura powinna określać m.in. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi będącej przedmiotem sprzedaży.

W świetle przepisów dotyczących podatku od towarów i usług, faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

Trzeba również mieć na uwadze, że faktura dokumentująca dokonanie dostawy towarów/świadczenia usług pełni funkcję kontrolną (umożliwia bowiem administracji podatkowej realizację czynności kontrolnych i weryfikację poprawności zadeklarowanej przez podatnika sprzedaży), ale z perspektywy podatnika najistotniejszą funkcją faktury jest zapewnienie neutralności opodatkowania poprzez umożliwienie odliczenia podatku naliczonego na poprzednim etapie obrotu od podatku należnego.

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 20.04.2026 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.65.2026.3.MR faktura jest dokumentem, którego wystawienie wywołuje określone skutki w sferze materialnoprawnych uprawnień i obowiązków podatnika podatku VAT. Dlatego też podatnicy podatku VAT są obowiązani dokumentować sprzedaż towarów lub usług na rzecz innych podatników poprzez wystawienie faktury. Podatnik nie może wybrać sposobu, w jaki na potrzeby podatku VAT, będzie dokumentował sprzedaż w rozumieniu art. 2 pkt 22 ustawy o VAT.

Faktura scamowe w KSeF

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki). Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

W myśl art. 106na ust. 1 i ust. 3 ustawy VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów z fakturą scamową- czyli w wystawioną fakturą, która jest nierzetelna – mamy do czynienia gdy:

• faktura otrzymana jest od podmiotu, z którym dany nabywca nigdy nie współpracował i nie współpracuje,
• brak jest transakcji udokumentowanej fakturą (nabywca w rzeczywistości nie dokonał żadnego nabycia od podatnika, który występuje na fakturze),
• podatnik podjął próby kontaktu z podmiotem wskazanym na fakturze jako sprzedawca, celem wyjaśnienia zasadności wystawienia faktury (np. telefonicznie, drogą e-mail), która zakończyła się niepowodzeniem, co może sugerować, że podmiot wystawiający fakturę nie jest rzetelny,
• nabywca zweryfikował dane sprzedawcy i okazało się, że nie znajduje się on w wykazie podatników, jak również informacje na jego temat nie są dostępne w ogólnodostępnych bazach dotyczących prowadzenia działalności (np. w CEIDG, KRS itp.),
• w otrzymanej fakturze pojawiają się oczywiste błędy językowe (ortograficzne, składniowe itp.), które sugerują, że faktura została wystawiona przez osobę zagraniczną, nieznającą zasad języka polskiego lub przy jej wystawieniu skorzystano z programów do automatycznego tłumaczenia treści na język polski,
• na fakturze określono bardzo krótki termin płatności, wymuszający szybkie działania ze strony nabywcy (nieuzgodnione z nim wcześniej, niewynikające z żadnej umowy łączącej strony transakcji wskazane na fakturze),
• w fakturze zawarte są adresy stron internetowych np. z informacją o nadwyżce lub niedoborze w rozliczeniach, wskazujące na wyjątkowo korzystne oferty/ceny bądź odsyłające do pochodzących z niesprawdzonego źródła załączników.

W przypadku gdy podatnik poprzez KSeF otrzyma wskazaną powyżej fakturę może skorzystać z funkcji „Zgłoszenie nadużycia”. Narzędzie to służy do sygnalizowania sytuacji, w których występują wątpliwości co do rzetelności faktury.

Aby zgłosić fakturę w aplikacji, należy:

1. zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0,
2. następnie przejść do zakładki Faktury i Lista faktur,
3. wybrać fakturę i wejść w jej szczegóły,
4. skorzystać z opcji „Zgłoszenie nadużycia”,
5. wskazać powód zgłoszenia, uzupełnić uzasadnienie oraz potwierdzić oświadczenie,
6. zatwierdzić zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”.

Co ważne, nie należy zgłaszać do administracji faktur, które potwierdzają rzeczywisty przebieg transakcji, ale strony transakcji toczą spór o kwotę, na którą faktura powinna być wystawiona np. w związku z reklamacją lub nienależytym wykonaniem usługi. Usługa zgłaszania nadużyć nie służy do rozwiązywania konfliktów pomiędzy stronami transakcji.

WAŻNE

Faktury scamowe są zgłaszane do administracji podatkowej bezpośrednio w systemie KSeF poprzez formularz „Zgłoś nadużycie”. W formularzu tym należy wskazać:

• podstawowe informacje dotyczące zgłaszanej faktury;
• wyboru przyczyny zgłoszenia;
• uzasadnienie.

W podsumowaniu wskazać należy, że nie ma przepisów prawnych, które obligowałyby kupującego do zgłaszania faktur scamowych. Jednocześnie jednak w interesie podatnika jest informowanie organów podatkowych o wszelkich nieprawidłowościach związanych z procesem fakturowania. Należy też dodać, że podatnik nie powinien odliczać podatku naliczonego z faktur scamowych.