poprzednie
wiedza i doswiadczenie

Możesz nam zaufać!

  • 22 lat w branży usług księgowych
  • 11 lat w modelu hybrydowym
  • Ubezpieczenie OC biura rachunkowego
  • Umowa z przeniesieniem odpowiedzialności na biuro rachunkowe
Poznaj naszą historię »
następne

Kiedy można dokonać odliczenia podatku VAT z duplikaty faktury

Wystawianie duplikatu faktury przez firmy sprzedawców stanowi częstą praktykę w sytuacjach zaginięcia lub zniszczenia faktury pierwotnej. Duplikat faktury funkcjonuje na takich samych zasadach, co faktura pierwotna.

Jest jednak wyjątek, który zależny jest od tego, w którym momencie nastąpi zniszczenie lub zaginięcie faktury pierwotnej. W jaki sposób wówczas i kiedy nabywca miałby prawo do odliczenia podatku VAT z duplikatu faktury? A może nie będzie mógł tego dokonać?

Duplikat faktury

Każdy podatnik, który chce udokumentować transakcję sprzedaży towarów i usług, wystawia fakturę sprzedaży. Faktura ta potwierdza zawartą transakcję, wyszczególnia dane stron, traktowana jest umowa sprzedaży, może także stanowić jednoczesne wezwanie do zapłaty.

Niekiedy z różnych przyczyn podatnik może nigdy nie otrzymać faktury sprzedaży albo niekiedy sam ją zagubić. W takich sytuacjach nabywcy proszą o wystawienie duplikatu firmy, który jest po prostu ponownie wystawioną fakturą z takimi samymi danymi. Jedyna różnica pomiędzy fakturą pierwotną a duplikatem to:

  1. Określenie na dokumencie – duplikat,
  2. Numer duplikatu faktury,
  3. Data wystawienia duplikatu faktury.

W jakich przypadkach sprzedawca powinien wystawić duplikat faktury

Nawiązując do art. 106l ustawy o VAT, jeżeli zdarzy się, że pierwotna faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, wówczas sprzedawca lub osoba przez niego upoważniona wystawia duplikat tej faktury zawierającej dokładnie te same dane, co w fakturze pierwotnej.

Oprócz możliwości wystawienia duplikatu faktury do standardowej faktury sprzedaży, podatnik sprzedawca (w ostatnim przypadku organ egzekucyjny) ma możliwość wystawienia duplikatu:

  • faktury zaliczkowej,
  • noty korygującej,
  • faktury korygującej,
  • faktury dokumentującej dostawę, dokonywanej w trybie egzekucji, towarów będących własnością dłużnika.

Duplikat faktury a uprawnienia podatnika

Czynny podatnik VAT ma możliwość odliczenia podatku VAT z duplikatu faktury na podobnych zasadach, co z faktury pierwotnej.

Tak, więc podatnik ma możliwość odliczenia podatku VAT na takich samych zasadach, co przy fakturze pierwotnej jednakże prawo do odliczenia może powstać w zależności od tego, co się stało z fakturą pierwotną.

Faktura sprzedaży nie dotarła do nabywcy

Pierwszy z dwóch sytuacji, od których zależny będzie moment powstania prawa do odliczenia podatku VAT to zaginięcie faktury lub jej zniszczenie zanim jeszcze dotarła do nabywcy. Tak, więc w tym przypadku nabywca w ogóle nie dysponował w żaden sposób fakturą pierwotną.

Jeżeli następnie sprzedawca wystawił duplikat faktury a nabywca, gdy go otrzymał, wówczas nabywca ma prawo do odliczenia podatku VAT z danego duplikatu w miesiącu jego otrzymania albo w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.

W tym wypadku realizacji prawa do odliczenia podatku VAT działa na takich samych zasadach jak przy fakturze pierwotnej.

Przykład 1

Sprzedawca wystawił w styczniu 2020r. fakturę za usługi informatyczne. Faktura ta miała zostać przekazana do nabywcy jednak zaginęła. Kupujący kontrahent nigdy tej faktury nie otrzymał. Poprosił sprzedawcę o jej duplikat. Otrzymał go w marcu 2020r. z datą wystawienia 09.03.2020r.

W obecnej sytuacji podatnik nabywca nie mógł odliczyć podatku VAT od faktury pierwotnej, ponieważ ona zaginęła u sprzedawcy i w ogóle nie dotarła do kupującego. Natomiast będzie mógł odliczyć podatek VAT od otrzymanego duplikatu w rozliczeniu za marzec 2020r. albo za kwiecień lub maj 2020r.

Podobnie sytuacja by wyglądała gdyby sprzedawca wysłał fakturę sprzedaży a ona zaginęłaby w drodze do nabywcy a więc kupujący nie miałby możliwości otrzymania i dysponowania dokumentem.

Faktura sprzedaży zaginęła lub uległa uszkodzeniu u nabywcy

Drugi przypadek momentu odliczania podatku VAT od duplikatu faktury dotyczy okoliczności, w których sprzedawca wystawił i przesłał do nabywcy fakturę pierwotną. Nabywca otrzymał daną fakturę i u niego faktura ta zaginęła albo została przypadkowo zniszczona.

Tutaj niezwykle ważny jest fakt otrzymania przez nabywcę faktury pierwotnej, ponieważ wpływa on bezpośrednio na moment odliczenia podatku VAT z tej faktury w miesiącu jej otrzymania (nie wcześniej aniżeli moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy).

U nabywcy, który otrzymał fakturę od sprzedawcy moment do odliczenia podatku VAT z tej faktury wystąpił w miesiącu jej otrzymania. Dlatego też późniejsze niedysponowanie fakturą pierwotną i zawnioskowanie nabywcy o duplikat, nie spowoduje, że nabywca będzie mógł odliczyć podatek VAT od otrzymanego duplikaty.

Warto w tym miejscu wspomnieć, iż gdy u nabywcy ginie lub ulega zniszczeniu faktura pierwotna to może to odbyć się dwojako tzn.:

  1. Nabywca odliczył podatek VAT od otrzymanej faktury pierwotnej a następnie ona zaginęła lub uległa uszkodzeniu,
  2. Nabywca nie odliczył podatku VAT od otrzymanej faktury pierwotnej, która następnie zaginęła lub uległa uszkodzeniu.

Należy podkreślić, że również w drugiej sytuacji, czyli przy otrzymaniu faktury przez nabywcę, ale mimo tego nie odliczeniu z niej podatku VAT, nabywca nie będzie mógł odliczyć podatku VAT z otrzymanego duplikatu firmy. Dzieje się tak, dlatego, ponieważ kupujący dysponował fakturą zakupu a więc rozpoczął u niego bieg okresu czasu, w którym możliwe jest odliczenie podatku VAT (miesiąc otrzymania, ale nie później niż drugi okres rozliczeniowy).

Przykład 2

Sprzedawca wystawił w grudniu 2019r. fakturę za usługi wynajmu agregatu prądotwórczego. Fakturę tą otrzymał nabywca. Jednak po kilku dniach zaginęła.. Nabywca poprosił sprzedawcę o wystawienie duplikatu. Otrzymał go w marcu 2020r. z datą wystawienia 02.03.2020r. Nabywca stosuje miesięczny okres rozliczeniowy w VAT.

W obecnej sytuacji podatnik nabywca nie będzie mógł odliczyć podatku VAT od otrzymanego w marcu 2020r. duplikatu z uwagi na to, iż otrzymał fakturę pierwotną w grudniu 2019r. To powoduje, iż moment do odliczenia podatku VAT wystąpił już w rozliczeniu za grudzień 2019r. albo w styczniu, lutym 2020r.

Jeżeli nabywca chciałby odliczyć podatek VAT z faktury pierwotnej, wówczas musiałby ująć ją jeszcze w rozliczeniu za luty 2020r. albo dokonać korekty jednego z tych trzech miesięcy.

Często nabywcy, u których zaginie faktura pierwotna wnioskują do sprzedawcy o wystawienia duplikatu tej faktury. Pomimo, iż nie mogą odliczyć podatku VAT z tego duplikatu to dobrze jest nim dysponować z uwagi na przesłankę zgromadzenia materiału dowodowego.

Przykład 3

Sprzedawca wystawił w grudniu 2019r. fakturę pierwotną sprzedaży za materiały biurowe. W wyniku zwrotu części materiałów w styczniu 2020r. wystawił fakturę korygującą. Żadna z tych faktur nie dotarła jednak do nabywcy, dlatego też sprzedawca wystawił duplikat faktury korygującej w lutym 2020r. natomiast duplikat faktury pierwotnej w marcu 2020r.

W analizowanym przypadku nabywca z uwagi na to, iż nie otrzymał żadnej z tych dwóch faktury (ani faktury pierwotnej, ani korekty tej faktury) to wpierw należy ustalić moment odliczenia podatku VAT. W tej sytuacji powstanie on najwcześniej w marcu 2020r. Także w tym miesiącu nabywca powinien ująć duplikat faktury korygującej z uwagi na to, iż skorzystał z prawa do odliczenia podatku VAT.

Opublikowano: 2020-03-19